Вхід

Партнери коледжу

Уманський державний педагогічний університет імені Павла Тичини

 

Національна академія керівних кадрів культури і мистецтв

 

Київського національного університету культури і мистецтв

 

Київського державного інституту декоративно-прикладного мистецтва і дизайну імені Михайла Бойчука

 

Київський національний університет театру, кіно і телебачення імені І. К. Карпенка-Карого

 

Національний педагогічний університет  імені М.П. Драгоманова

 

 

Національної музичної академії України імені П.І. Чайковського

Українські науковці у світіІнститут інноваційних технологій і змісту освіти

 

Телерадіокомпанія Культура

 

Черкаська обласна рада

Розсилання

Виберіть списки розсилань, на які ви хочете підписатися або відписатися

Ви є тут

Головна

Пріоритети державної політики в сфері діловодства в умовах становлення інформаційного суспільства

Версія для друкуВерсія для друку
Автор: 
Cокур Людмила Анатоліївна

В статті розглянуто генезис державної політики України в напрямку інформатизації сфери діловодства та інформаційного забезпечення суспільного життя через формування законодавчої  бази як дієвого інструменту впливу на суспільно-політичні процеси та визначено її пріоритети в умовах становлення інформаційного суспільства.

Ключові слова: державна політика в сфері діловодства, інформаційне суспільство, інформатизація, законодавство, міжнародний стандарт, стандартизація, уніфікація

         В статье рассмотрен генезис государственной политики Украины в направлении информатизации сферы делопроизводства и информационного обеспечения общественной жизни через формирование законодательной базы как действенного инструмента влияния на общественно-политические процессы и определены ее приоритеты в условиях становления информационного общества.

         Ключевые слова: государственная политика в сфере делопроизводства, информационное общество, информатизация, законодательство, международный стандарт, стандартизация, унификация

 

In this article the development of the state policy of Ukraine has been observed. It has been done in the sphere of the informatization of  businessmen and the supply of the society life through the formation of the lawmaking basis as an instrument that influences the social-political processes. The priorities of the state policy in the conditions of creation of the informative society are also determined in this article.

Key words: state policy of Ukraine in the sphere of the businessmen, informatization, legal system, International standard, standardization, unification.

 

В умовах розвитку інформаційного суспільства та процесів інформатизації, що охопили всі сфери суспільного життя, дедалі зростає роль діловодства як окремої складової процесу інформаційного забезпечення на всіх рівнях управлінської діяльності.

Як відомо,  документи є носіями важливої інформації, без якої успішна діяльність сучасної організації була б неможливою. Розуміння того, що ділова сфера - одна з основних життєво необхідних галузей діяльності людства, через яку за допомогою ділових паперів, документів, листів встановлюються офіційні, службові, ділові відносини між закладами, установами, підприємствами, державами, а також налагоджуються партнерські стосунки між людьми, дозволило поставити її в рівень з іншими суспільно значущими сферами життєдіяльності, такими як економіка, політика тощо.

Отже, ми маємо всі підстави стверджувати, що в умовах стрімкого росту кількості ділової документації сфера діловодства набуває неабиякої значущості на рівні держави, оскільки від раціонально організованого діловодного  процесу залежить кінцевий результат діяльності. Саме тому сфера діловодства на сьогодні вимагає активної державної підтримки, яка реалізувала б себе через державну політику в сфері діловодства, під якою ми пропонуємо розуміти цілеспрямовану діяльність держави щодо розвязання суспільних проблем, досягнення і реалізації загальнозначущих цілей розвитку в сфері діловодства.

Поняття  формування державної політики в сфері діловодства охоплює процес від зародження думкинаміру тощо і до її наукового обґрунтування у вигляді концепцій, нормативних актів, законів з викладенням очікуваних результатів. Відтак, саме через законодавчу базу (як інструмент впливу на всі соціальні інститути та суспільство в цілому) держава здійснює своє регулювання, визначає мету, пріоритети, завдання, передбачає розвиток подій і ситуацій, програмує дії суб’єктів управління тощо.

Інформаційне суспільство вимагає від держави рішучих змін в організації інформаційного забезпечення на всіх рівнях. За таких умов і служби діловодства перетворились на потужній інструмент, який через процеси управління документацією здатні забезпечувати необхідною інформацією всі структурні підрозділи, сприяти дієвій комунікації між управлінцями та виконавцями. Отже, на сьогодні діловодство з суто механічної роботи з управлінською документацією перетворилось на високотехнологічний виробничий процес, своєрідну систему організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних.

Тому невипадково серед мети служби діловодства сучасні науковці, поряд з документаційним забезпеченням управлінського процесу  визначають і надання документно - інформаційних послуг та забезпечення необхідною своєчасною інформацією для прийняття управлінських рішень [1].

Виходячи з вище окреслених обставин, держава протягом останніх десяти років значно активізувала законотворчу діяльність щодо інформатизації сфери діловодства на всіх рівнях.

Щоб визначити пріоритети держави в формуванні державної політики в сфері діловодства, вважаємо за доцільне провести аналіз нормативно-правової бази.

Передусім нормативно-правову базу України в сфері діловодства складають документи, які умовно можна розділити на три групи. Першу групу становлять закони, які покликані регламентувати загальні засади політики держави у сфері інформатизації в цілому й діловодства зокрема. Другу – правові акти міжвідомчого характеру (Постанови Кабінету Міністрів та інших міністерств у межах компетенції) на основі яких розробляються нормативні документи, які можна об’єднати в третю групу –  різного роду типові та примірні положення, правила та інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування тощо.

Слід відмітити, що прогалиною сучасного законодавства в сфері діловодства є відсутність галузевого закону „Про діловодство”, що певною мірою гальмує впровадження єдиних норм створення управлінської документації, роботу із службовою документацією та встановлення єдиних правових засад побудови діловодства в державі. Проте інформатизація в сфері діловодства: робота з електронними документами, впровадження електронного документообігу, застосування електронного цифрового підпису – є невідворотнім процесом, що потребує державного регулювання та підтримки. 

Відтак процеси інформатизації в сфері діловодства регулюються суміжними законами, указами Президента та постановами Кабінету Міністрів, такими як: Закон України „Про інформацію” (1992р.) [2],  „Про Національний архівний фонд та архівні установи” [3], „Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах” (1994р./ в редакції 2005р.) [4], „Про Національну програму інформатизації” (1998р./ в редакції 2002р.) [5],  „Про обов’язковий примірник документів” (1999р.) [6], „Про електронні документи та електронний документообіг” (2003р.) [7], „Про електронний цифровий підпис” (2003р.) [8], Указом Президента України „Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпе­чення широкого доступу до цієї мережі в Україні” [9], Постановами Кабінету Міністрів України „Про заходи щодо створення електронної інформаційної системи „Електронний уряд” [10], „Про затвердження Положення про національний реєстр електронних ресурсів” [11] та його розпорядженням „Концепція формування системи національних електронних інформаційних ресур­сів” [12], Наказами Державного департаменту з питань зв`язку та інформатизації „Про забезпечення реалізації заходів щодо включення електронних ресурсів до Національного реєстру електронних інформаційних ресурсів” [13], „Про визначення головної організації з питань формування системи національних електронних інформаційних ресурсів” [14] та низкою інших.

Окремі з цих законодавчих актів безпосередньо організації діловодства не стосуються, однак значною мірою впливають на його технологію, а відтак регулюють його окремі елементи. Наведений вище перелік законів, постанов, рішень, указів містить певні норми і вимоги до організації електронного документообігу на підприємствах, в установах і організаціях,  використання ними електронного цифрового підпису, окреслює загальні підходи до формування умов зберігання в архівах електронних документів тощо.

Формування державної політики в сфері діловодства в напрямку його інформатизації та приведення у відповідність з потребами інформаційного суспільства було розпочато з 1992р., прийняттям Закону України „Про інформацію” [2]. Саме цим законом вперше в українське діловодство офіційно було введено такі поняття як інформація, державна інформаційна політика, інформаційна діяльність, офіційні документовані дані визначені як адміністративна інформація, а документована інформація визначена об'єктом інформаційних відносин.

Таким чином сфера діловодства крок за кроком почала включатися в процеси інформатизації, використовуючи нові інформаційні технології роботи з документами, що вимагало додаткового державного регулювання. Тому незабаром було ухвалено закон „Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах”, який був покликаний регулювати відносини  у  сфері захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та  інформаційно-телекомунікаційних системах і поповнював термінологічну базу діловодства новими поняттями.

Проте питання переведення діловодства на новий рівень відповідно до потреб інформаційного суспільства вимагало комплексного вирішення, оскільки з’являлись нові технології обробки документів, виникали пов’язані з цим нові виробничі відносини. З огляду на це Верховною Радою України було ухвалено низку законів, провідне місце серед яких посідає Закон України „Про Національну програму інформатизації”. Головною метою Національної програми інформатизації є створення необхідних умов для забезпечення громадян та суспільства своєчасною, достовірною та повною інформацією шляхом широкого використання інформаційних технологій, забезпечення інформаційної безпеки держави. Основним інформаційним продуктом визначено підготовлену і призначену для задоволення потреб користувачів документовану інформацію; під інформаційним ресурсом запропоновано розуміти сукупність документів у інформаційних системах (бібліотеках, архівах, банках даних тощо).

Відтак, належна обробка документованої інформації (документів) та своєчасне доведення її до відома користувача – з входженням України  в інформаційний простір – поступово почали набувати характеру державного пріоритету. Свідченням цього стало прийняття ряду Законів України, а саме: „Про електронні документи та електронний документообіг” [7] та „Про електронний цифровий підпис” [8].

В статті 4 Закону „Про електронні документи та електронний документообіг” зазначено, що реалізація державної політики електронного документообігу „покладається на Кабінет Міністрів України та інші органи виконавчої влади у межах повноважень, визначених законом”, а „державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямовано на: реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу; забезпечення прав і законних інтересів суб’єктів електронного документообігу; нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання і знищення електронних документів” [7]. Важливу роль відіграло і впровадження електронного цифрового підпису, що фактично надало електронному документу статусу офіційного й урівняло його з паперовим аналогом.

Окрім Верховної Ради України, до формування державної політики в сфері діловодства долучилися й виконавчі органи влади найвищого рівня.  Законодавчо-нормативну базу діловодства з питань його інформатизації було доповнено Постановами Кабінету Міністрів України: “Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу” [15], “Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності” [16], “Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади” [17], “Про затвердження Порядку обов’язкової передачі документованої інформації” [18] та Указами Президента України, зокрема Указом „Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпе­чення широкого доступу до цієї мережі в Україні” та ін. [9]. 

Вище зазначене дає нам підстави припустити,  що сфера електронного документообігу – як елемент інформатизації суспільства – переходить в розряд державного пріоритету і посідає значне місце в рамках державної політики в сфері діловодства.

В умовах стрімкого росту кількості ділової документації значна увага з боку держави була приділена проблемам її уніфікації та приведення у відповідність до єдиного стандарту, що в умовах інформатизації та невпинної інтеграції в світовий інформаційний простір є необхідною умовою розвитку діловодної сфери. Стандартизація процедури та методики обробки документів сприятиме ефективному пошуку необхідної документації та  своєчасному інформуванню, а, як відомо, хто володіє інформацією, той володіє й ситуацією.

Тому наступним етапом по формуванню діловодної державної політики стали кроки щодо стандартизації та уніфікації документів, що оформився в розробку та впровадження державних стандартів та єдиних норм роботи з діловою інформацією на всіх рівнях управління та суспільного життя. До державних стандартів України належать: ДСТУ 2392–94 “Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення”, ДСТУ 1.12:2004. Національна стандартизація. Правила ведення справ нормативних документів, ДСТУ 2226-93. Автоматизовані системи. Терміни та визначення., ДСТУ 2228-93. Системи оброблення інформації. Підготовлення і оброблення даних. Терміни та визначення, ДСТУ 2229-93. Системи оброблення інформації. Локальні обчислювальні мережі. Терміни та визначення, ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення, ДСТУ 2395-2000 (ISO 5963:1985). Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та вибір термінів індексування. Загальна методика. На заміну ДСТУ 2395-94, ДСТУ 2396-94 (ИСО 2382-16:1978). Системи оброблення інформації. Теорія інформації. Терміни та визначення,  ДСТУ 2628-94. Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення, ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять (на заміну ДСТУ 2732-94), ДСТУ 2940-94. Системи оброблення інформації. Керування процесами оброблення даних. Терміни та визначення, ДСТУ 3396.0.-96   . Захист інформації, Технічний захист інформації. (в 3-х частинах), ДСТУ 3719-1/10-98 (ISO 8613-1/10:1989). Інформаційні технології. Електронний документообіг. Архітектура cлужбових документів (ODA) та обмінний формат (в 10 частинах), ДСТУ 3843 – 99. Державна уніфікована система документації. Основні положення (на заміну ГОСТ 6. 10. 1-88), ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови (на заміну ГОСТ 6. 10. 5-87       ), ДСТУ 4423-1:2005. Інформація та документація. Керування документацією. Частина 1. Основні положення. (ISO 15489-1:2001, MOD), ДСТУ 4423-2:2005. Інформація і документація. Керування документацією. Частина 2. Настанови. (ISO/TR 15489-2:2001, MOD), ДСТУ-Н ПМГ 48:2007. Порядок обміну документами в електронному форматі (ПМГ 48-2002, IDT)   [19] та інші. І це далеко не повний перелік стандартів, що регулюють діяльність сфери діловодства в нашій країні. На сучасному етапі продовжується робота з стандартизації та узгодженості вітчизняних та міжнародних норм і стандартів ділової документації, яка активізувала жваву наукову дискусію щодо впровадження норм міжнародного стандарту ISO 15489-2001. Інформація та документація. – Управління документацією (ІSO 15489-2001 Information and documentation – Records management)  [20] в Україні.

На нашу думку приведення вітчизняних діловодних процесів та методики роботи з документами відповідно до європейських стандартів в умовах глобалізації та інтеграції в європейське співтовариство на даному етапі й стало пріоритетом державної політики в сфері діловодства та є своєчасним і актуальним. А відмова відмова від окремих національних елементів сфери діловодства, які історично традиційно закріпились на українському грунті, здебільшого продиктована економічними та політичними реаліями. Подібної думки дотримується й ряд дослідників в сфері діловодства, документознавства та державного управління, зокрема, С. Шапошник [21], І. Антоненко [22], Я.Сорока [23] та інші. 

Проте  слід пам’ятати, що сліпе копіювання і насадження чужої моделі також не вирішить наболілих питань в сфері діловодства, оскільки менталітет українців свідчить про те, що вони досить болісно розлучаються з старим. Відтак на сьогодні перед Україною на державному рівні стоїть важливе завдання в сфері діловодства: ухвалення галузевого закону „Про діловодство та поступова адаптація нормативно-правової бази, на якій ґрунтується державна політика України в сфері діловодства,  у відповідність з міжнародними нормами, при цьому максимально враховуючи національні інтереси. Лише так державна діловодна політика зможе інтегрувати в єдиний світовий інформаційний простір та задовольнити суспільні потреби в регулюванні даної сфери в межах своєї країни.

 

Список використаних джерел:

  1. Лозовицький О. С. Підготовка документознавців, інформаційних аналітиків — нагальна потреба інформаційного суспільства. / О.С.Лозовицький, Ю.І. Палеха – 3 жовтня 2007р. [Електронний ресурс] – Режим доступу до статті:  http://www.experts.in.ua/baza/analitic/ detail.php?ID – Заголовок з екрану
  2. Про інформацію. Закон України від 2 жовтня 1992 року № 2657 / Формування і використання інформаційних ресурсів. Електронні документи: Збірник законів  та нормативних актів [уклад. З. І. Тимошенко, Я. О. Чепуренко]. – К.: Видавництво Європейського університету, 2005. – 204с. – С.6-33
  3. Про Національний архівний фонд та архівні установи. Закон України  від 24 грудня 1993 року N 3814-XII (остання редакція вiд 17.01.2007) [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?page=2&nreg=3814-12. – Заголовок з екрану
  4. Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах. Закон України від 5 липня 1994 року N 80/94-ВР. [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=

80%2F94-%E2%F0%20target%3D. – Заголовок з екрану

  1. Про Національну програму інформатизації. Закон України від13.09.2001р. 2684-ІІІ // Відомості Верховної Ради. – 2002. - №1. – С.3
  2. Про обов’язковий примірник документів. Закон України від 9 квітня 1999 року N 595-XIV. [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=595-14. – Заголовок з екрану
  3. Про електронні документи та електроний документообіг. Закон України від 22 травня 2003 року № 851 / Формування і використання інформаційних ресурсів. Електронні документи: Збірник законів  та нормативних актів [уклад. З. І. Тимошенко, Я. О. Чепуренко]. – К.: Видавництво Європейського університету, 2005. – 204с. – с.77-85.
  4. Про електронний цифровий підпис. Закон України від 22 травня 2003 року № 7852 / Формування і використання інформаційних ресурсів. Електронні документи: Збірник законів  та нормативних актів [уклад. З. І. Тимошенко, Я. О. Чепуренко].– К.: Видавництво Європейського університету, 2005. – 204с. – с.86-98.
  5. Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні. Указ Президента України від 31.07.2000 року № 928/2000. [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi?nreg=928%2F2000 – Заголовок з екрану
  6. Про заходи щодо створення електронної інформаційної системи „Електронний Уряд”. Постанова Кабінету Міністрів України від 24 лютого 2003 р. №208//Офіційний вісник України. – 2003. - № 9. –С.378
  7. Положення про національний реєстр електронних ресурсів. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 березня 2004 р. N 326. [Електронний ресурс]. – Режим доступу:  www.nbuv.gov.ua/law/04_reestr.html. –  Заголовок з екрану 
  8. Про затвердження Концепції формування системи національних електронних інформаційних ресурсів. Розпорядження  Кабінету Міністрів України від 5 травня 2003 р. N 259-р. [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://www.nbuv.gov.ua/law/03_eir.html. – Заголовок з екрану
  9. Про забезпечення реалізації заходів щодо включення електронних ресурсів до Національного реєстру електронних інформаційних ресурсів. Наказ Державного департаменту з питань зв`язку та інформатизації від 15 листопада 2004 року № 6. [Електронний ресурс] – Режим доступу: http:// www.uapravo.net/data/base35/ukr13878.htm. – Заголовок з екрану
  10. Про визначення головної організації з питань формування системи національних електронних інформаційних ресурсів. Наказ Державного комітету зв`язку та інформатизації України від 22 березня 2004 року № 51/94. [Електронний ресурс] – Режим доступу: www.uapravo.net/data/base31/ukr31785.htm – Заголовок з екрану
  11. Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу. Постанова Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 р. № 680  [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.kmu.gov.ua. – Заголовок з екрану
  12. Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності. Постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1452 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.kmu.gov.ua. – Заголовок з екрану
  13. -  Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади. Постанова Кабінету Міністрів України  від 28 жовтня 2004 р. № 1453 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.kmu.gov.ua. – Заголовок з екрану
  14.  Про затвердження Порядку обов’язкової передачі документованої інформації. Постанова Кабінету Міністрів України від 28 жовтня 2004 р. № 1454 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.kmu.gov.ua. – Заголовок з екрану
  15. Стандарти з інформації, бібліографії, бібліотечної та видавничої справи: чинні в Україні на 1.05.2010р. [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.library.univ.kiev.ua . – Заголовок з екрану
  16. ISO TR 15489-2 - Information and Documentation - Records management - Part 2: Guidelines // ISO - Printed in Switzerland. - 2001 - 39 р. [Електронний ресурс]. – Режим доступу:  www.standards.ru/document/3619460.aspx. – Заголовок з екрану
  17. С. П. Шапошник. Управління документацією в організації [Електронний ресурс]. – Режим доступу до статті:  www.nbuv.gov.ua/e-journals/DeBu/2008-1/doc/4/05.pdf. – Заголовок з екрану
  18. Антоненко І. Є. Проект концепції впровадження в Україні норм міжнародного стандарту ISO 15489-2001 “Інформація та документація – Управління документацією” // Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УНДІАСД. – К., 2004. – Т. 11. [Електронний ресурс]. – Режим доступу до журналу: www.archives.gov.ua/Publicat/Studii/Studii. – Заголовок з екрану
  19. Сорока Я. Правові засади реформування архівної справи в Україні // Юридичний  вісник України.  –  № 28(576) [Електронний ресурс]. – Режим доступу до журналу: http://www.yurincom.com/ua/legal_bulletin_of_Ukraine.  – Заголовок з екрану

Коментувати